作者：林秀華

當(dāng)今社會是信息時代，各種文獻(xiàn)資料浩如煙海。醫(yī)院檔案資料也一樣，日益增多，對信息分類處理、提高檔案管理的科學(xué)性要求越來越高。與此同時，從事醫(yī)學(xué)科研人員如何在檔案管理過程中快速搜尋信息，是擺在檔案管理人員面前的一道課題。本文擬就醫(yī)院檔案資料檢索的途徑方法作一探討。

一、檢索的主要作用

（一）促進(jìn)信息資源的開發(fā)利用。醫(yī)院多年保存下來的和目前不斷涌現(xiàn)著的檔案文獻(xiàn)資料，是個巨大的知識寶庫，是一種如同能源、材料一樣的重要資源。掌握了檔案資料檢索的方法和技能，就可以充分地開發(fā)利用這些資源，在醫(yī)療衛(wèi)生知識的海洋中有目的地、迅速地獲取信息。

（二）避免重復(fù)研究或走彎路。醫(yī)學(xué)技術(shù)歷史表明：積累、繼承和借鑒前人的研究成果是醫(yī)學(xué)技術(shù)發(fā)展的重要前提，沒有繼承就不可能有創(chuàng)新。在醫(yī)學(xué)研究工作中，任何一個項目從選題、試驗研究，到成果鑒定，每一步都離不開信息。只有充分掌握了有關(guān)信息，知道哪些工作前人已經(jīng)做了，哪些目前正在做，進(jìn)展情況如何，這樣才能避免重復(fù)，少走彎路，保證研究工作在盡可能高的層次上起步，并獲得預(yù)期的效果。相反，如果繼承和借鑒工作做得不好，就容易造成重復(fù)研究。例如，某醫(yī)院科研人員花了8年時間研制成功“以鎂代銀”新工藝在醫(yī)院臨床的應(yīng)用�？墒敲绹�某公司早在上世紀(jì)90年代就已經(jīng)申請了這方面的專利，而且該專利的說明書就收藏在該醫(yī)院附近的研究所。

（三）節(jié)省查找文獻(xiàn)資料的時間。醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)數(shù)量過分龐大和迅速增長，加重了研究人員搜集信息的負(fù)擔(dān)。美國對醫(yī)療衛(wèi)生科技人員（含化學(xué)界）工作時間分配的調(diào)查結(jié)果表明，科技人員在一項研究工作的全過程中，用于計劃思考的時間占7.7%，用于收集信息和發(fā)表成果的時間占50.9%，用于試驗與研究的時間占32.1%，用于數(shù)據(jù)處理的時間占9.3%�？蒲腥藛T在查文獻(xiàn)上花費(fèi)的時間是相當(dāng)多的，較好的占33%，較差的占60%。如果有完善的檢索設(shè)施和周到的檢索服務(wù)，無疑會節(jié)省科研人員的大量時間，騰出更多的精力搞研究，提高科研效率。

（四）促進(jìn)專業(yè)學(xué)習(xí)。實踐證明，一個醫(yī)科大學(xué)生比普通大學(xué)生在校的時間多一年，但在校學(xué)習(xí)時間畢竟有限，走上工作崗位之后，仍需要不斷地更新知識，才能適應(yīng)科技的飛速發(fā)展。掌握了文獻(xiàn)檢索的方法和技能，就可無師自通，很快地找到一條吸取和利用大量新知識的捷徑，進(jìn)入旺盛的創(chuàng)造期。

二、檢索的主要工具

檢索工具（主要指檔案文獻(xiàn)檢索工具）是人們用來報道、存儲和查找一次文獻(xiàn)線索的工具。所以檢索工具具有“存儲”和“檢索”兩個基本職能。“存儲”即是將無序的一次文獻(xiàn)經(jīng)過加工而成為有序的二次文獻(xiàn)的過程；“檢索”是指通過檢索工具，按照一定的方法，查找所需要的文獻(xiàn)線索的過程。一般說來，檢索工具必須具備4項條件：對所收錄的文獻(xiàn)的各種內(nèi)、外部特征要有詳細(xì)的描述；每條文獻(xiàn)款目都標(biāo)明有可供檢索用的標(biāo)識；全部文獻(xiàn)款目都按一定的邏輯，科學(xué)地組織成一個有機(jī)的整體；具有多種必要的檢索手段。

文獻(xiàn)檢索工具的種類很多，其功用與特點(diǎn)都存在著一定的差異。而且，由于采用的標(biāo)準(zhǔn)不同，或從不同的角度出發(fā)，檢索工具類型的劃分結(jié)果也不同。在這里，就醫(yī)療文獻(xiàn)資料來說，按著錄內(nèi)容劃分是檢索工具最重要的劃分方法。具體為：

（一）目錄。目錄是圖書、期刊等單位出版物外表特征的揭示和報道，是按某種順序編列的文獻(xiàn)清單或清冊。也就是說，目錄一般是按“種”或“件”（如一種期刊或一件專利）為單位來報道和記錄文獻(xiàn)的。它對文獻(xiàn)的描述比較簡單，只記述其外部特征（如醫(yī)學(xué)圖書名稱或醫(yī)學(xué)期刊刊名、著者姓名、出版事項等）。

（二）題錄。題錄是單篇醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料外表特征的揭示和報道。題錄通常以一個內(nèi)容上獨(dú)立的文獻(xiàn)單元（如一篇文章、圖書中一部分）為基本著錄單位，這是它與目錄的主要區(qū)別。兩者的相同點(diǎn)是它們都只限于描述文獻(xiàn)的外部特征。題錄實質(zhì)上是一種不含文獻(xiàn)內(nèi)容摘要的文摘款目。在揭示文獻(xiàn)內(nèi)容的深度方面，題錄比目錄做得深入一些，但又比文摘款目淺。

（三）文摘。文摘性檢索工具是通過描述醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料外部特征和簡明深入地摘錄文獻(xiàn)內(nèi)容要點(diǎn)來報道文獻(xiàn)的一種檢索工具。它是檢索工具的主體，二次文獻(xiàn)的核心。其主要作用是：深入揭示文獻(xiàn)內(nèi)容，節(jié)約閱讀時間；幫助讀者選擇文獻(xiàn)，決定取舍；幫助讀者克服語言上的障礙。醫(yī)學(xué)科研人員如能經(jīng)常翻閱報道性醫(yī)學(xué)文摘雜志，既不花太多時間，又可及時了解醫(yī)療行業(yè)的新技術(shù)、新動態(tài)。

（四）索引。索引是將某一信息集合中相關(guān)的文獻(xiàn)，按某種可查順序排列的一種附屬性檢索工具，廣泛地存在于各種檢索工具之中，起著“向?qū)?rdquo;和“引路人”的作用。索引揭示醫(yī)學(xué)檔案文獻(xiàn)資料或記錄的某一特征（如題名、著者、主題詞等），其主要功能是檢索。索引由檢索標(biāo)識和來源線索兩部分組成。

三、檢索的途徑方法

（一）檢索途徑

為方便檢索者不同的檢索需求，在編制檢索工具時，標(biāo)引人員按照醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)檔案的外表特征和內(nèi)容特征分別進(jìn)行標(biāo)引，以形成滿足檢索者需要的各種不同檢索途徑。

1.題名途徑。即根據(jù)醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)檔案的名稱（書名、刊名、篇名等）來查找文獻(xiàn)的途徑。適用于某一文獻(xiàn)名稱的專指性檢索。常用的檢索工具有《書名目錄》《館藏期刊目錄》等。這類目錄按圖書、期刊的名稱字母順序編排和檢索。一般多用于查找醫(yī)學(xué)圖書和期刊。另外，有的檢索工具輔助索引中尚有醫(yī)學(xué)圖書索引、行業(yè)會議名稱索引。

2.著者途徑。即根據(jù)已知醫(yī)學(xué)檔案文獻(xiàn)著者姓名，或以醫(yī)療研究機(jī)構(gòu)團(tuán)體為標(biāo)識的檢索途徑。一般檢索工具都有著者索引，有的還有團(tuán)體著者（機(jī)構(gòu)）索引，它們都按著者姓名字順編排。由于從事醫(yī)學(xué)科技研究的個人或機(jī)構(gòu)團(tuán)體，都有自己專業(yè)的專題范圍，所以通過著者索引可檢索到某一專題的主要文獻(xiàn)。

3.序號途徑。即以醫(yī)學(xué)檔案文獻(xiàn)資料的專利號、登記號、報告號、入藏號等編號特征來查找檔案文獻(xiàn)的途徑。在已知這些檔案文獻(xiàn)編號的前提下，利用序號途徑檢索文獻(xiàn)比較方便、快捷。

（二）檢索方法

查找醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的方法，大體可以歸納為三種，即常用法、追溯法和循環(huán)法。

1.常用法。這是利用檢索工具來查找醫(yī)學(xué)檔案文獻(xiàn)資料的方法。因為這種方法是目前查找文獻(xiàn)最常用的一種方法，故稱常用法。常用法依據(jù)檢索的年代順序又分為順查法、倒查法和抽查法。順查，就是由遠(yuǎn)及近地順時間查找，根據(jù)已知某項醫(yī)學(xué)發(fā)明或研究的產(chǎn)生年代，由此逐年向近期查找。倒查，就是由近及遠(yuǎn)地逐年倒查，重點(diǎn)是放在近期文獻(xiàn)，查到基本滿足需要時為止。抽查，就是重點(diǎn)查找課題所屬醫(yī)學(xué)發(fā)展階段時期的文獻(xiàn)，以求取得事半功倍檢索效果的方法。

2.追溯法。即利用已知檔案文獻(xiàn)所附的參考文獻(xiàn)進(jìn)行追溯查找的方法。一些評論性、綜述性文章或?qū)Ｖ�所附列的參考文獻(xiàn)相當(dāng)于一個專題索引。利用這種方法查找的文獻(xiàn)資料，在日常工作中，往往具有較高的參考價值，漏檢率和誤檢率有時還少。

3.循環(huán)法。亦稱分段法或交替法。先利用檢索工具查得一批相關(guān)檔案文獻(xiàn)資料，再利用這批文獻(xiàn)資料所附的參考文獻(xiàn)進(jìn)行追溯查找，從而得到更多的相關(guān)文獻(xiàn)，如此交替循環(huán)，直至檢索結(jié)果滿足需要為止。

總之，在檢索工具比較齊全的時候，采用常用法及循環(huán)法。在沒有檢索工具或檢索工具不足的情況下，自然應(yīng)以追溯法為主，查找文獻(xiàn)應(yīng)該是快、全、準(zhǔn)。

作者單位：河源市婦幼保健院